Archimag – Megalis Bretagne vers une administration électronique

Megalis Bretagne est un syndicat mixte regroupant toutes les collectivités bretonnes autour d’une ambition commune : faire de l’administration électronique une réalité. Après avoir développé un bouquet de services numériques, l’organisme s’est rapproché du groupement d’intérêt public SIB pour développer un service d’archivage électronique à vocation probatoire.

Cela fait maintenant 15 ans que nous travaillons à la mise en œuvre de l’administration électronique, rappelle Muriel Chabert, Directrice de Modernisation des Administrations et Services Numériques. Nous avons bâti une offre de services complète avec des outils de dématérialisation (parapheur électronique, télétransmission des flux Actes et PES, salle de dématérialisation des marchés publics, etc.) et un accompagnement associé, mais étant donné que le secteur public a des obligations fortes en ma-tière d’archivage électronique, nous devions aussi proposer une solution en ce sens aux collectivités ».

La Bretagne aux avant-postes de l’archivage électronique

Très tôt donc, bien avant le lancement du programme Action Publique 2022, Megalis Bretagne a travaillé à la mutualisation d’un service d’archivage électronique à vocation probatoire agréé par le SIAF. « Avec l’aide d’un prestataire privé, nous avons créé l’offre et le modèle économique, ajoute Muriel Chabert. Nous étions précurseur dans ce domaine, mais nous manquions de visibilité à long terme sur les coûts et la pérennité du service ».

SIB, tiers archiveur agréé

C’est lors d’échanges avec le SIB, un groupement d’intérêt public expert dans la conception, le déploiement et l’hébergement et l’archivage de systèmes d’information hospitaliers et de santé, que l’organisme breton s’est rendu compte qu’il faisait le même métier. « Eux dans le secteur de la santé, nous auprès des collectivités, souligne Mme Chabert. Nous avons donc décidé de co-construire un service d’archivage électronique à valeur probatoire.” Megalis Bretagne a adhéré au SIB et, dans le cadre d’un contrat de coopération public-public, un service régional d’archivage électronique à valeur probatoire a été créé et est, depuis juillet 2017, géré par le SIB.

Un maillon essentiel de la chaîne de dématérialisation

« Plus de 1 240 collectivités bénéficient aujourd’hui du service via notre plateforme, ce qui représente plus de 10 000 utilisateurs », souligne la responsable. Rappelons que ce service permet d’assurer l’archivage intermédiaire d’un document électronique, et notamment sa valeur probatoire. D’ailleurs, désormais, par défaut, les flux comptables et les flux transmis au contrôle de légalité sont automatiquement versés dans l’archivage électronique, et d’ici la fin de l’année les marchés publics le seront également.

Programme 2020-2024 : vers une plateforme toute neuve

Après avoir autorisé ses membres à accéder à  l’offre de services du SIB, notamment en matière d’hébergement de données, Megalis Bretagne réfléchit aux prochains chantiers à mener. « Nous avons relancé les travaux avec le SIB pour faire converger nos compétences dans ce domaine, poursuit Muriel Chabert. Nous envisageons maintenant une refonte totale de notre plateforme, qui pourrait être utilisée, pour certains composants, aussi bien par les collectivités que par les hôpitaux ».

Des données hébergées en Bretagne

Cette plateforme est aujourd’hui hébergée par un prestataire privé, situé en région parisienne, l’objectif étant de l’héberger au SIB basé à Rennes et à Lille. « Nous voulons repartir d’une page blanche avec le SIB », souligne Muriel Chabert. « Nous avons, en effet, des ambitions fortes pour mutualiser les composants techniques et applicatifs de cette plateforme, mais aussi mutualiser la maintenance et l’exploitation des outils. » Fin 2019, Megalis Bretagne migrera donc toute son infrastructure au SIB. Une mutualisation qui devrait permettre d’assurer la montée en compétences des équipes des deux entités et de proposer un service pérenne.